Anglais pro · Niveau A2 · B2 · 7 min
Écrire un email en anglais : formules et modèles
Un email professionnel en anglais tient en cinq éléments : une salutation (Dear Ms Grant, ou Hi Tom,), une phrase d'ouverture, le message en phrases courtes, une phrase qui dit ce que vous attendez, puis une formule finale (Kind regards ou Best regards dans la grande majorité des cas). Il est plus court et plus direct qu'en français : aucun équivalent de « Je vous prie d'agréer… ».
La structure d'un email en anglais et ses formules de base
- L'objet (subject line) : précis et court. Invoice 2047: payment due 15 May vaut mieux que Question.
- La salutation : Dear…, Hello… ou Hi… selon le registre (tableau ci-dessous), suivie d'une virgule. La ligne suivante commence par une majuscule.
- L'ouverture : une phrase qui situe le message. Thank you for your email. I'm writing about… Following our call this morning,…
- Le corps : un paragraphe par idée, deux à quatre phrases chacun.
- L'action attendue : ce que vous demandez, et pour quand. Could you confirm by Friday?
- La formule finale et la signature : Kind regards, puis votre prénom et nom, votre poste et votre entreprise.
Au Royaume-Uni, on écrit Mr, Mrs, Ms, Dr sans point ; aux États-Unis, avec un point : Mr., Ms., Dr. Dans une lettre américaine très formelle, la salutation peut se terminer par deux-points : Dear Ms. Grant:
Formules d'ouverture et de fin selon le niveau de formalité
| Registre | Salutation | Formule finale | Quand l'utiliser |
|---|---|---|---|
| Très formel | Dear Sir or Madam, Dear Hiring Manager, | Yours faithfully, (UK) Sincerely, (US) | Vous ne connaissez pas le nom du destinataire. |
| Formel | Dear Ms Grant, Dear Mr Patel, | Yours sincerely, (UK) Sincerely, (US) Kind regards, | Premier contact, candidature, réclamation. |
| Neutre (le plus courant) | Dear Anna, Hello Anna, | Kind regards, Best regards, | Clients et partenaires que vous connaissez. |
| Familier | Hi Anna, Hi all, Hi team, | Thanks, Best, Cheers, (surtout UK) | Collègues, échanges rapides. |
Règle britannique classique : Dear Sir or Madam appelle Yours faithfully, Dear Mr Patel (nom connu) appelle Yours sincerely. Les Américains, eux, écrivent Sincerely dans les deux cas. Dans les emails, Kind regards convient presque partout.
Trois salutations à éviter. Dear Sir tout seul suppose que le destinataire est un homme : écrivez Dear Sir or Madam, ou mieux, cherchez son nom. Dear Mr John mélange titre et prénom : c'est Dear Mr Smith ou Dear John. Enfin, préférez Ms à Mrs ou Miss : il ne dit rien de la situation familiale et c'est la norme en entreprise.
Phrases prêtes à l'emploi
Demander quelque chose
- Could you please send me the updated price list? Pourriez-vous m'envoyer la liste de prix mise à jour ?
- I was wondering if you could help me with the attached form. Je me demandais si vous pourriez m'aider à remplir le formulaire ci-joint.
- Would it be possible to move our meeting to Friday? Serait-il possible de décaler notre réunion à vendredi ?
- I would be grateful if you could confirm by Monday. Je vous serais reconnaissant(e) de bien vouloir confirmer d'ici lundi.
Relancer
- I'm just following up on my email of 3 March. Je me permets de revenir vers vous au sujet de mon email du 3 mars.
- I wanted to check whether you'd had a chance to look at our proposal. Je voulais savoir si vous aviez eu le temps de regarder notre proposition.
- Just a quick reminder that the report is due on Friday. Petit rappel : le rapport est à rendre vendredi.
- Any update on this? Du nouveau à ce sujet ? (entre collègues)
S'excuser
- Sorry for the late reply. Désolé(e) pour cette réponse tardive.
- Apologies for the confusion. Toutes mes excuses pour ce malentendu.
- I'm afraid I won't be able to attend the meeting. Je crains de ne pas pouvoir assister à la réunion.
- Please accept our apologies for any inconvenience caused. Veuillez nous excuser pour la gêne occasionnée.
Joindre un fichier
- Please find attached the signed contract. Vous trouverez ci-joint le contrat signé.
- I've attached the slides from today's presentation. Je joins les diapositives de la présentation d'aujourd'hui.
- Attached is the invoice for March. Ci-joint la facture de mars.
- Here's the link to the shared folder. Voici le lien vers le dossier partagé.
Conclure
- Let me know if you have any questions. N'hésitez pas si vous avez des questions.
- Thanks in advance for your help. Merci d'avance pour votre aide.
- I look forward to hearing from you. Dans l'attente de votre réponse.
I am waiting for your answer sonne impatient, voire agacé : c'est ce qu'on écrit après trois relances. Pour « Dans l'attente de votre réponse », écrivez I look forward to hearing from you. Et évitez in attachment ou Please find enclosed dans un email : enclosed désigne plutôt un document glissé dans une enveloppe, l'email dit attached.
Écrivez les dates avec le mois en toutes lettres : 3 March 2027 (UK) ou March 3, 2027 (US). Un « 03/04 » se lit 3 avril à Londres mais 4 mars à New York. Tout sur les dates est sur la page nombres, dates et heure.
Trois modèles d'emails en anglais complets
Modèle 1 : demande d'information formelle (destinataire inconnu, anglais britannique)
Subject: Enquiry about group business English courses
Dear Sir or Madam,
I am writing to enquire about your business English courses for groups. Our company, Castelbrun Distribution, is looking for a training provider for a team of eight sales staff, starting in September.
Could you please send me details of your course formats, prices and availability? It would also be helpful to know whether you offer online sessions.
I look forward to hearing from you.
Yours faithfully,
Claire Morel
Training Coordinator, Castelbrun Distribution
À noter : enquire est l'orthographe britannique courante (inquire aux États-Unis), et Yours faithfully répond à Dear Sir or Madam.
Modèle 2 : relance d'un client (registre neutre, anglais américain)
Subject: Follow-up: proposal for your fall campaign
Hi Megan,
I hope you had a good weekend.
I'm just following up on the proposal I sent you on June 12. Have you had a chance to look at it? If it helps, I'd be happy to walk you through the main points on a quick call this week.
I've attached an updated budget that includes the changes we discussed.
Let me know what works for you.
Best regards,
Julien Garnier
Account Manager | Atelier Cerise
À noter : la date à l'américaine (June 12), fall (automne, UK autumn), et une proposition concrète (a quick call) qui rend la relance utile plutôt que pressante.
Modèle 3 : prévenir d'un retard (entre collègues)
Subject: Sales report: new date Thursday
Hi Tom,
Sorry, I won't be able to send you the sales report today as planned. We're still waiting for the figures from the Lille office, and I'd rather not send you incomplete data.
I'll get it to you by Thursday noon at the latest. Does that still work for your meeting with the board?
Thanks for your patience,
Sophie
À noter : on s'excuse en une phrase, on explique, on propose une nouvelle date et on vérifie qu'elle convient. Pas besoin d'en dire plus.
Exercice : les formules d'un email en anglais
Choisissez la forme correcte.
- Dear Sir or Madam, … Yours , (UK)
- Dear Mr Patel, … Yours , (UK)
- I've the slides to this email.
- I look forward to from you.
- I'm just following on my email of Monday.
- Sorry for the reply.
- I would be grateful you could confirm the date.
- Dear Smith,
- Thanks in for your help.
Pour répondre au téléphone plutôt que par écrit, voyez téléphoner en anglais ; pour organiser la réunion que vous venez de proposer, les réunions en anglais.
Questions fréquentes
Comment dire « cordialement » en anglais ?
L'équivalent le plus proche est Kind regards ou Best regards, qui conviennent à presque tous les emails professionnels. Regards tout seul est un peu sec. Entre collègues, Thanks ou Best suffisent.
Faut-il écrire « Dear » ou « Hello » au début d'un email ?
Dear est sûr pour un premier contact ou un email formel, et il n'a rien d'affectueux en anglais. Hello est neutre, Hi est détendu et très courant entre gens qui se connaissent. Si votre correspondant vous écrit Hi, vous pouvez passer à Hi.
Comment commencer un email en anglais sans « I hope this email finds you well » ?
Cette formule est très répandue, mais beaucoup la trouvent creuse. Allez plutôt droit au but : Thank you for your email. I'm writing about… ou Following our call,… Avec quelqu'un que vous connaissez, I hope you had a good weekend est plus naturel.